3月4日上午，学校在厚德楼707会议室召开黄冈师范学院第四届教职工代表大会暨第四届工会会员代表大会第二次会议（以下简称“两代会”）秘书处工作人员会议，校党委副书记王基家主持会议并讲话。
王基家对秘书处各组在“两代会”筹备工作表示肯定。他指出，在大家的共同努力下，经过有序的准备，大会各项筹备工作已基本就绪。距离大会召开只有四天时间，为落实校党委要求，确保大会各项议程顺利进行，圆满完成大会的组织工作，今天我们召开“两代会”秘书处工作人员会议，主要目的就是了解各工作组相关工作任务的落实情况，对大会各项工作进行再部署，确保万无一失。
王基家强调，一是进一步强化责任意识。2024年是学校实施“十四五”规划的关键之年，是我校本科教育教学审核评估年，也是实现硕士学位授予单位建设目标，全力推进第三次党代会的“三件大事”承上启下的关键之年。1月15日，学校召开第三届校党委第三次全体会议，进一步明确了2024年学校工作目标、主要思路及重点工作。开好此次“两代会”的重要意义是：认真贯彻落实第三届校党委第三次全体会议精神，凝心聚力，振奋精神，推进学校事业发展，促进学校民主政治建设。大会前的各项准备工作非常重要，各位工作人员要进一步提高认识，要增强工作使命感和责任感，我们在座的每位工作人员都是承担具体工作任务的第一责任人，要各就各位，集中精力，投入工作，按时完成各项任务。二是精心组织，有序推进。时间紧，人手少，任务重，各工作组要对照任务清单，一项一项抓落实，在3月6日前全部工作都要到位，3月7日进行检查。三是精益求精，高效落实。秘书组负责的大会三个报告及大会的其它文件要加紧修改，反复打磨，形成高水平文稿，要尽早定稿，最迟3月7日晚完成印制；组织组要做好会议选举的各项准备工作，对相关工作环节的安排、各类材料的准备要严格把关，确保程序规范，无缝对接，精准高效，做好工作人员的会前培训工作；宣传组要根据大会主题，营造浓厚的民主氛围，安排好会场的录像、照相及相关报道工作；会务组要做好各项会务准备，做到精细精准；后勤组要做好工作方案，细化工作安排，财务、会场网络及设备设施维护调试、会议期间各会场保电等每个环节都做到责任到人；保卫组要对各会场的安全保卫及会议期间校园车辆疏导等工作列出安排表，任务到人，并进行培训，提出责任要求；纪律监督组要主动作为，加强对全过程各环节的督导检查，为大会的召开提供良好的纪律保障。四是加强沟通,密切配合。各工作组要加强沟通、密切配合，相互补台，互相支持，圆满完成各项任务。
“两代会”秘书处工作人员参加会议，各组负责人汇报已完成工作情况和表态发言。